Компания Kimberly-Clark стремится предлагает поставщикам по всему миру простой и стандартизированный порядок обработки операций. Мы ценим отношения с поставщиками и хотим, чтобы им было легко вести с нами дела.

Отдел закупок компании Kimberly-Clark использует единую стратегию закупок и категоризации для эффективного осуществления закупок и получения конкурентных преимуществ на рынке.

Процесс Procure-to-Pay начинается с заказчиков на наших предприятиях и в офисах, релизуется через одобрение заказа на закупку и отправку заказа поставщикам. После выполнения заказа на закупку компания Kimberly-Clark проверяет счет и, получив действительный счет-фактуру, своевременно производит оплату.

Использование заказов на покупку — стандартная политика компании Kimberly-Clark и способ сообщить о намерении в отношении закупки материалов и услуг. Для выполнения своих обязательств по закупке мы предоставляем поставщикам следующие требования в отношении заказов на покупку.

Портал для поставщиков P2P позволяет обмениваться электронными заказами на закупку, подтверждениями заказов на закупку (POA), предварительными уведомлениями об отправке (ASN) и счетами, а также дает возможность круглосуточно и без выходных просматривать статус платежей в защищенной зоне портала.

Наши требования к заказам на закупку позволили упростить процесс оплаты услуг поставщиков:

• Прежде чем оказывать услуги или поставлять товары, поставщики обязаны получить заказ на закупку от компании Kimberly-Clark.
• Если заказ на закупку содержит неверную или неполную информацию, НЕ выполняйте его; свяжитесь со специалистом по закупкам, чтобы уточнить все необходимые сведения, прежде чем подтверждать заказ на покупку.
• До отправки материалов компания Kimberly-Clark должна одобрить любые количественные изменения и замену материалов в заказе на покупку.
• До выставления счета заказ на закупку должен быть подтвержден.
• Поставщики подтверждают заказы на покупку, отправляя документ под названием «Подтверждение заказа на покупку» (POA) через портал для поставщиков P2P или систему, в которой был получен заказ на закупку.
• Компания Kimberly-Clark должна быть уведомлена о любых изменениях идентификационного номера поставщика-налогоплательщика, банковских реквизитов, контактного лица, физического адреса компании, адреса электронной почты, номера телефона или факса компании.
• Сообщения, касающиеся заказов на закупку, полученных на портале для поставщиков P2P, следует направлять посредством этого портала.

Для своевременной обработки счетов поставщики должны выбрать надлежащий способ отправки счетов. Компания Kimberly-Clark использует систему электронного выставления счетов посредством электронного обмена данными или портала для поставщиков P2P, если иное не предписывают нормативные требования.

Все счета должны включать действительный номер заказа на закупку Kimberly-Clark, в противном случае платежи будут обрабатываться с задержкой. Не присылайте дополнительные копии счетов по обычной и электронной почте или по факсу. Излишние копии счетов отсрочат выплату.

Поставщики обязаны соблюдать нижеперечисленные требования к счетам, а также требования к отправке счетов, принятые в регионе.

Как выставить счет?

Поставщики обязаны направлять все счета в электронной форме посредством электронного обмена данными (EDI) или портала компании Kimberly-Clark для поставщиков Procure-to-Pay (P2P). Счета необходимо высылать согласно инструкциям в заказе на закупку.

В небольшом количестве заранее оговоренных случаев счета можно отправлять при помощи иных способов. Специалист отдела закупок компании Kimberly-Clark поможет вам выбрать наиболее подходящий метод отправки счетов.

Портал для поставщиков P2P позволяет обмениваться электронными заказами на закупку, подтверждениями заказов на закупку (POA), предварительными уведомлениями об отправке (ASN) и счетами с возможностью круглосуточно и без выходных просматривать статус платежей в защищенной зоне портала.

Требования к счетам, выставляемым в электронной форме, соответствуют стандартным форматам, включая EDI 810, XML и CSV.

Нажмите здесь для просмотра полного перечня требований к счетам. 

Поставщики обязаны направлять все счета в электронной форме посредством электронного обмена данными (EDI) или портала компании Kimberly-Clark для поставщиков Procure-to-Pay (P2P). Счета необходимо высылать согласно инструкциям в заказе на покупку.

Счета должны включать:

• действительный номер заказа на покупку компании Kimberly-Clark;
• дату выставления счета (не выставляйте счета до отгрузки товара или оказания услуг);
• количество, валюту, цену за единицу товара, единицу измерения (UOM), согласно заказу на закупку;
• название компании и банковские реквизиты поставщика, согласно заказу на закупку;
• описание материала или услуги;
• номер материала по каталогу компании Kimberly-Clark, указанный в заказе на закупку, а также в товарной и транспортной накладной, вместе с описанием продукта;
• если применимо — дату оказания услуги или отгрузки товара и номер транспортной накладной.

Прочие требования:

• каждому счету соответствует один заказ на закупку (счета, в котором указано более одного заказа на закупку, будут отклонены);
• порядковый номер заказа на закупку, указанный в счете, должен соответствовать порядковому номеру в заказе на закупку;
• все счета должны быть выставлены на имя организации Kimberly-Clark, как указано в заказе на закупку;
• номера счетов должны быть уникальны, длиной не более 16 символов;
• все счета за услуги должны включать сопроводительную документацию и описание оказанных услуг.

Требования к перевозке:

• при предоплате и расчетам с компанией Kimberly-Clark по факту использования к счету необходимо приложить подтверждающие документы;
• транспортные расходы должны быть указаны отдельной строкой.

Требования к отправке счетов, действующие в конкретных регионах:

• Северная Америка
• Азиатско-Тихоокеанский регион
• Европа, Ближний Восток и Африка
• Латинская Америка

Компания Kimberly-Clark отдает предпочтение безопасным и защищенным автоматизированным способам оплаты. Поставщики, зарегистрированные на портале Procure-to-Pay, могут в реальном времени просматривать статус своих платежей. Общепризнанные способы оплаты включают электронные платежи и оплату картой.

Платежи EFT

Получение платежей посредством электронного перевода средств (EFT) гарантирует защищенный перевод, своевременное получение денежных средств и автоматическую обработку заявки на оплату. Дополнительную информацию об этом виде платежа можно получить в регионе Северной Америки.

Оплата картой

В Северной Америке поставщики могут получать оплату на защищенную кредитную карту. Карточные платежи могут сопровождаться комиссией, однако их достоинства обычно перекрывают этот недостаток.

• Закупочная карта: поставщики получают оплату сразу после размещения заказа.
• Оплата одноразовой кредитной картой (SUA): компания Kimberly-Clark сообщает поставщику номер защищенной одноразовой кредитной карты, на которую переводятся средства. Удобство такого способа оплаты для поставщиков обусловлено его простотой: меньше учетно-операционных действий, ускоренная оплата по распоряжению о переводе средств на виртуальную карту.

Для того чтобы узнать, каким способом оплаты вы можете воспользоваться, обратитесь к контактному лицу компании Kimberly-Clark в отделе закупок.